Konfrans

Məlumat

41-ci Dünya Skaut Konfransı

Mövzu: Birlikdə müsbət dəyişiklik üçün

Dünya Skaut Konfransı idarəetmə orqanı, Skautinqin “Ümumi assambleya”sıdır və Dünya Təşkilatının bütün üzvlərindən ibarətdir: Milli Skaut Təşkilatları. Onun funksiyası dünyada Skaut Hərəkatı siyasətini və standartlarını nəzərə alaraq Hərəkatın məqsədlərinə daha lazımlı cəhdlər etməkdir.

Birlikdə Müsbət Dəyşikliyə doğru

Tarixlər:

Konfrans Avqust ayının 14-dən 18-nə kimi Bakıda keçiriləcək. Açılış mərasimi avqust ayının 14-də günorta saatlarında, bağlanış mərasimi isə avqust ayının 18-i günorta saatlarında təşkil ediləcəkdir.

Təyin edilmiş gəliş və gediş günləri:

  • Konfransa gəlmə tarixləri: 12 Avqust Şənbə günü və 13 Avqust Bazar günü
  • Konfransadan getmə tarixləri: Getmə tarixi 18 Avqustdan etibarəndir

Onlayn qeydiyyat
41-ci Ümumdünya Skaut Konfransına qeydiyyat hələ də davam edir. Milli Komitə tərəfindən mümkün ən yüksək dəstək səviyyəsini təmin etməyə şərait yaratmaq üçün qonaqlardan təqdim edilən bütün məlumatın dəqiq və yenilənmiş olmasına əmin olmaq xahiş olunur. Qəbul Komitəsi iyulun 15-dən sonra qeydiyyatdan keçən qonaqlara zaman məhdudiyyəti səbəbindən müvafiq viza və yaşayışın təşkili dəstəyinə təminat vermək imkanında olmayacaq.

Qarşılanma və yola salma
Qonaqların hava limanında müvafiq qarşılanması və Skaut Ailə otellərinə çatdırılmasının təşkil edilməsi məqsədilə Milli Komitə qonaqlardan özlərinin qeydiyyat sisteminə daxil edilmiş bütün uçuş məlumatlarını yoxlamağı məsləhət görür. Özləri tərəfindən digər otellərdə yaxud fərdi mənzillərdə yaşayış üçün tədbir görmüş qonaqlar ən yaxın Skaut Ailə otellərinin birinin toplanma məntəqəsinə çatdırılacaqlar. Yaşayış yerini özləri təşkil etmiş qonaqların müvafiq ünvanları transport@wsc2017.az electron poçtu vasitəsilə Qəbul Komitəsinə bildirilməsi xahiş olunur. Milli Komitə bu məlumat əsasında müvafiq toplanma məntəqələrinə transferi təşkil edəcək.

Milli Komitə nəzakətlə xatırladır ki, transferlər gəliş/gediş əməliyyatlarının YALNIZ rəsmi tarixlərində təşkil ediləcək: müvafiq olaraq, Sülh təlimi Dialoqu üçün 2 və 3 avqust, Forum üçün 6,7,11 avqust və Konfrans üçün 12,13,14,18,19,20 avqust. Bu məlumat həmçinin Bülleten #3-də və bizim İnternet saytımızda əldə oluna bilinər. Digər tarixlərdə gələn/gedən qonaqlardan transfer üçün ödəniş etmələri tələb olunur. Onlar transferi əvvəlcədən bizim Nəqliyyat şöbəmiz (transport@wsc2017.az) vasitəsilə sifariş edə yaxud Bakı hava limanında ən yaxın metro stansiyasına qədər taksi yaxud avtobusa minə bilərlər. Rəsmi tarixlərdən kənar gələn və gedən qonaqların rahatlığı və nəqliyyatın təşkili məqsədilə Qəbul Komitəsi tərəfindən Bakı Beynəlxalq Hava Limanında (GYD) xüsusi işarələnmiş salamlama köşkü təşkil ediləcəkdir.

Konfransın iş günlərində Qəbul Komitəsinin Yaşayış, Qarşılama və Yola salma şöbəsi (accommodation@wsc2017.az) və Nəqliyyat şöbəsi (transport@wsc2017.az) Bakıdan gediş cədvəlinə dair bütün Nümayəndə heyətləri rəhbərləri ilə əlaqə saxlayacaq. Qeydiyyat sisteminə təmin etdiyi səyahət cədvəlinə son anda dəyişiklik edilən qonaqlardan bu məlumatı qeydiyyat sistemində yeniləmək və Qəbul Komitəsinin şöbələri ilə əlaqə saxlamaq xahiş olunur. Qəbul Komitəsinin ehtimalına görə 18 avqustda Bağlanma Mərasiminin sonundan başlayaraq 20 avqustun sonuna qədər 1400 iştirakçının Bakını tərk etməsi gözlənilir (Konfransdan sonrakı turlar üçün yaxud öz istəkləri ilə Azərbaycanda daha uzun müddətə qalanlar istisna olmaqla). Bu zaman çərçivələrini nəzərə alsaq, bu kifayət qədər böyük sayda insandır. Beləliklə, Qəbul Komitəsi tərəfindən avtobusları təşkil etmək və qonaqları hava limanında vaxtında qarşılamaq üçün dəqiq məlumatın əvvəlcədən əldə edilməsi həyati əhəmiyyət daşıyır.

Qonaqlama
41-ci Ümumdünya Skaut Konfransının Milli Komitə tərəfindən Konfrans üçün istifadə ediləcək otellər müəyyən edilmişdir və onlara “Skaut Ailə otelləri” adı verilmişdir. Azərbaycan Skautlar Assosiasiyası Konfransın rəsmi günlərində NSO nümayəndə heyətləri üçün xüsusi qiymətlər razılaşdırmışdır və hər bir zövq və büdcəyə uyğun yaşayış yerlərinin geniş çeşidinni təklif edir. 15 müxtəlif otel ilə müqavilələr imzalanmışdır və onlar əsas tədbir yerlərindən məsafəyə uyğun olaraq üç klasterlərə bölünmüşdür.

Otellərə/təsvirlərə/qiymətlərə/otaqlara dair bütün məlumat qeydiyyat prosesinin əvvəlindən qeydiyyat platforması vasitəsilə iştirakçılara bəyan edilmişdir. Lakin otel sifarişləri üçün son müddət çatdığından, iyunun 15-dən qeydiyyat sistemi vasitəsilə otel sifarişi dayandırılmışdır.  Bütün qonaqlara kifayət dəstəyin təmin edilməsi məqsədi ilə Milli Komitə iyulun 15-ə qədər nümayəndə heyətlərinə yaşayış sifarişlər ilə bağlı birbaşa yardım göstərmişdir. Milli Komitə güman edir ki, sifarişlərin əksəriyyəti onlayn qeydiyyat sistemi yaxud birbaşa Milli Komitə tərəfindən edilmişdir, çünki Forum və Konfransın 1450 qeydiyyatdan keçmiş iştirakçılarından 1000-indən çoxu artıq iyulun 15-nə qədər Skaut Ailə otellərində yaşayışı sifariş etmişlər. İyulun 15-dən sonra Qəbul Komitəsi tədbirə qeydiyyat platforması yaxud birbaşa Milli Komitə Yaşayış şöbəsi vasitəsilə edilmiş sifarişlərin dəyişdirilməsi yaxud ləğvi ilə nümayəndə heyətlərinə dəstək göstərməyi davam edəcək. Lakin həmin gündən müvafiq otel siyasətinə əsasən dəyişiklik və ləğv üçün cərimələr tətbiq edilməyə başlanacaq (100% ödəniş). Yaşayış məsələləri ilə dəstək tələb olunan iştirakçılardan mümkün qədər tez zamanda accommodation@wsc2017.az vasitəsilə Milli Komitə əlaqə saxlamaq xahiş olunur.

Milli Komitə xatırladır ki, bütün Skaut Ailə otellərində Konfransın gəliş, gediş və iş günlərində saat  07:00 – 23:00 arasında tədbir dəstək xidməti təşkil ediləcək və 13-18 avqust tarixlərində Skaut Ailə otellərinin yaxınlığındakı toplanma məntəqələrindən Konfransın keçirilmə yerinə qədər və geriyə şattl avtobuslar işləyəcək.

Əsas Konfrans məkanı – Bakı Konqres Mərkəzində qeydiyyat
Konfransa qeydiyyat fərdi şəxslər tərəfindən YOX, nümayəndə heyətləri tərəfindən edilməlidir. Fərdi şəxs kimi qeydiyyat masasına yaxınlaşanlara yardım edilə bilinməyəcək.

Nümayəndə heyətlərinin rəhbərlərindən bütün nümayəndə heyəti üçün materialları almaq məqsədilə Bakı Konqres Mərkəzindəki qeydiyyat masasına baş çəkənləri təyin etmək xahiş olunur. Hər bir nümayəndə heyətinə üzvləri üçün Konfrans kimlikləri və iştirakçı dəstləri alacaqlar. Bu dəstə Konfrans sənədləri, tədbir şarfı və futbolkası, iştirakçı məlumat kitabçası və digər başqa faydalı əşyalar və Milli Komitədən salamlama suvenirləri daxildir. Qeydiyyat sahəsinə neçə nəfər göndərmək barədə qərar verəndə bunları nəzərə almaq xahiş olunur.

Qeyd olunur ki, nümayəndə heyətlərinin rəhbərləri qeydiyyat prosesinin başa çatmasından əvvəl Ümumdünya Skaut Bürosu və Milli Komitə heyəti ilə bütün açıq qalan maliyyə məsələlərini həll etməlidirlər.

Məlumatların təsdiqlənməsindən və Konfrans kimliklərinin alınmasından sonra qonaqlar Konfransı iş günlərində əsas tədbir zalına keçə bilərlər.

Konfrans İD bəclərini itirən iştirakçılar öz pasportunu və ya foto ilə digər sənədini təqdim etməklə Qeydiyyat masasında yeni İD bəc əldə edə bilərlər.

Uzun növbələrin və Konfransın açılış günündə darıxdırıcı gözləmənin qarşısını almaq məqsədilə, nümayəndə heyətlərindən Bakıya gələndən sonra mümkün qədər tez qeydiyyatdan keçmək xahiş olunur.

Proqram
Konfransın müvəqqəti gündəliyində yenilikərlə tanış olmaq üçün Proqram səhifəsinə müraciət etmək olar.

Sənədlər
Konfrans sənədlərinə dair bütün yeniliklərlə tanış olmaq üçün Sənədlər səhifəsinə müraciət etmək olar.

Konfransda geyim üslubu və təhlükəsizlik yoxlaması

1. Konfransı Açılış günü ola 14 avqustda - uniforma (şəxsiyyət vəsiqəsi və İD bəc təhlükəsizlik yoxlaması üçün ZƏRURİDİR).
2. Avqustun 15-də baş tutacaq Beynəlxalq axşamda iştirakçının ölkəsini/regionunu təmsil edən milli geyim yaxud rahat geyim tövsiyə edilir.
3. Avqustun 16-ında baş tutacaq Azərbaycan axşamında rahat geyim məsləhətdir.
4. 18 avqustda baş tutacaq Bağlantı günündə uniforma yaxud rəsmi geyim məsləhət görülür.
5. Tədbirin iş günlərində və bütün digər axşamlar hər hansı skaut elementi tövsiyə edilir.

Konfransın ilk günündə təhlükəsizlik yoxlaması zamanı Konfransın keçirildiyi yerə giriş üçün şəxsiyyət vəsiqəsi və İD bəc tələb olunur. Binaya daxil olan iştirakçılardan hər dəfə İD bəcin göstərilməsi xahiş ediləcək.

Müşaiyət edən şəxslər üçün proqram – avtobus cədvəli
Müşaiyət edən şəxslər üçün gündəlik proqram iştirakçıları üçün toplanmas məntəqəsi Konfransın keçirildiyi yer olan Bakı Konqres Mərkəzidir. Sistemdə qeydiyyatdan keçirilmiş və müşayiət edən şəxslər üçün gündəlik proqramda iştirak etmək istəyən bütün müşayiət edən şəxslərdən hər səhər digər iştirakçılar ilə birlikdə Skaut Ailə otellərindən tədbirin keçirilmə yerinə gedən şattl avtobuslarından istifadə etmələri tələb olunur. Skaut Ailə otellərindən fərqli otellərdə qalan həmin şəxslər avtobusa minmək üçün ən yaxın Skaut Ailə otelinə gəlməli yaxud tədbir keçirilən yerə  özləri gəlməlidirlər. Müşayiət edən şəxslər üçün gündəlik proqram iştirakçıları üçün şattl avtobusları tədbir yerini hər səhər saat 09:00 tərk edəcək (avtobusa minmə zonası əsas girişə yaxındır) və axşamlar qonaqları birbaşa Skaut Ailə otellərinə çatdıracaq.

 

Menyudan çıx